Integritetspolicy för Waste Less

Waste Less, nedan kallat ”Waste Less”, ”vi”, ”oss” eller ”vår”, kan inom ramen för verksamheten behandla personuppgifter som rör dig. Vi värnar om din personliga integritet och behandlar personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s dataskyddsförordning, GDPR.

Vilka personuppgifter vi behandlar, hur behandlingen sker och varför uppgifterna används beror på i vilket sammanhang vi kommer i kontakt med dig.

Denna integritetspolicy gäller vår behandling av personuppgifter som rör:

• kunder, leverantörer, samarbetspartner och andra personer som har visat intresse för våra tjänster,
• besökare på vår webbplats, wasteless.nu,
• mottagare av nyhetsbrev och annan direktmarknadsföring,
• personer som söker arbete eller praktik hos oss.

I denna policy beskriver vi vilka personuppgifter vi kan behandla, varför behandlingen sker, vilken rättslig grund vi stödjer oss på, hur uppgifterna samlas in, vilka mottagare uppgifterna kan delas med och hur länge de sparas.

Vi beskriver även vilka säkerhetsåtgärder vi vidtar och vilka rättigheter du har som registrerad.

Vid frågor om vår behandling av personuppgifter eller denna integritetspolicy är du välkommen att kontakta oss:

• E-post: info@wasteless.nu
• Telefon: 08-25 86 96
• Webbplats: wasteless.nu

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna integritetspolicy är:

• Emanuel Tanno
• Telefon: 08-25 86 96
• E-post: info@wasteless.nu
• Waste Less
• Adress: LM Ericssons Väg 22, 126 26 Hägersten
• Organisationsnummer: 559481-4781

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

2.1 Företrädare för kunder, leverantörer och andra affärskontakter

När vi har kontakt med kunder, potentiella kunder, leverantörer, samarbetspartner och andra affärskontakter behandlar vi vanligt förekommande uppgifter om företaget eller organisationen, dess företrädare och kontaktpersoner.

Det kan exempelvis handla om:

• namn,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• befattning eller titel,
• arbetsgivarens adress,
• andra uppgifter som behövs för att administrera affärsrelationen.

2.2 Besökare på wasteless.nu

När du besöker vår webbplats kan teknisk information om ditt besök samlas in.

Det kan exempelvis vara:

• IP-adress,
• webbläsare och webbläsarversion,
• operativsystem och enhet,
• vilka sidor du besöker,
• datum och tidpunkt för besöket,
• hur länge besöket varar,
• annan teknisk information och loggdata.

När du skickar in en offertförfrågan, ett kontaktformulär eller någon annan förfrågan via webbplatsen behandlar vi även de kontaktuppgifter och övriga uppgifter som du själv lämnar.

2.3 Arbetssökande och praktikanter

När du söker anställning, praktik eller någon annan tjänst hos oss kan vi behandla uppgifter som ingår i eller är relevanta för din ansökan.

Det kan exempelvis vara:

• namn,
• adress,
• telefonnummer,
• e-postadress,
• personnummer,
• vilken tjänst eller arbetsplats ansökan gäller,
• CV,
• personligt brev,
• intyg och meriter,
• andra handlingar som du lämnar in.

Under en rekryteringsprocess kan vi även behandla testresultat, referenser och andra bedömningar som har tagits fram av oss, en rekryteringskonsult eller en annan tjänsteleverantör för att utvärdera din ansökan.

3. Hur samlar vi in personuppgifter?

Hur vi samlar in personuppgifter beror på vilken relation du har till oss.

I de flesta fall får vi uppgifterna direkt från dig eller från någon som agerar på ditt uppdrag. Det kan exempelvis ske när:

• ett företag eller en organisation vill bli kund hos oss,
• du kontaktar oss via e-post eller telefon,
• du skickar in ett formulär på vår webbplats,
• du begär en offert,
• du ansöker om en tjänst eller praktikplats,
• du använder ett rekryteringsverktyg som vi tillhandahåller eller anlitar.

Vi kan även få personuppgifter från tredje parter, exempelvis leverantörer, samarbetspartner, offentliga register, adressregister eller kreditupplysningsföretag.

Viss information samlas automatiskt in genom cookies och liknande teknik när du använder vår webbplats. Det kan exempelvis handla om vilken webbläsare eller enhet som används och hur du navigerar på webbplatsen.

När du besöker vår webbplats får du möjlighet att godkänna eller avböja användningen av icke nödvändiga cookies. Mer information finns i avsnitt 11.

4. Ändamål och rättslig grund för behandlingen

Den huvudsakliga anledningen till att vi behandlar personuppgifter är att uppgifterna behövs för att Waste Less ska kunna erbjuda och tillhandahålla återvinnings-, transport- och destruktionstjänster samt upprätta, administrera och upprätthålla affärsrelationer.

Behandlingen kan bland annat stödjas på följande rättsliga grunder:

• fullgörande av avtal,
• rättslig förpliktelse,
• berättigat intresse,
• samtycke,
• fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

4.1 Avtal med kunder, leverantörer och andra affärspartner

Vi behandlar personuppgifter om kunder, kontaktpersoner, leverantörer och andra affärspartner för att kunna:

• ta emot och hantera beställningar,
• lägga beställningar hos leverantörer,
• kommunicera med rätt kontaktpersoner,
• tillhandahålla våra tjänster,
• administrera avtal och avtalsändringar,
• hantera frågor, reklamationer och supportärenden,
• fakturera och ta emot betalningar,
• betala för beställda varor och tjänster,
• administrera och utveckla affärsrelationen.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal och rättsliga förpliktelser, exempelvis enligt skatte- och bokföringslagstiftning.

4.2 Statistik, analys och verksamhetsutveckling

Vi arbetar kontinuerligt med att utvärdera och förbättra våra tjänster, arbetssätt och vår verksamhet.

Därför kan vi behandla personuppgifter för att:

• ta fram intern statistik,
• analysera användningen av vår webbplats,
• utvärdera våra tjänster och arbetsmetoder,
• förbättra kundupplevelsen,
• utveckla vår affärsmodell och verksamhet.

Rättslig grund: Berättigat intresse.

4.3 Nyhetsbrev och annan marknadsföring

Vi kan använda personuppgifter för att informera om våra tjänster, erbjudanden, nyheter inom Waste Less eller utvecklingen inom vår bransch.

Marknadsföringen kan exempelvis ske genom:

• e-post,
• sms,
• telefon,
• riktade utskick,
• digital annonsering.

Du har alltid rätt att tacka nej till fortsatt direktmarknadsföring. I elektroniska utskick finns det normalt en möjlighet att enkelt avregistrera sig.

Rättslig grund: Berättigat intresse eller samtycke, beroende på situationen och vilken kommunikationskanal som används.

4.4 Regelefterlevnad och rättsliga anspråk

Som företag har vi lagstadgade skyldigheter som kan kräva att vi behandlar och sparar personuppgifter. Det gäller exempelvis skyldigheter enligt bokförings-, skatte- och annan tillämplig lagstiftning.

Vi kan även behöva behandla personuppgifter för att:

• fastställa rättsliga anspråk,
• göra gällande våra rättigheter,
• försvara oss mot krav,
• säkerställa vår rätt till betalning,
• utreda misstänkta oegentligheter.

Rättslig grund: Fullgörande av avtal, rättslig förpliktelse samt fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

5. Hur länge sparar vi personuppgifterna?

Vi sparar personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla det ändamål som uppgifterna samlades in för.

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de, förutsatt att vi inte enligt lag eller annan rättslig grund behöver spara dem längre.

Personuppgifter som rör avtal och affärsrelationer kan sparas under hela affärsrelationen och därefter i upp till sju år. Detta kan behövas för att uppfylla rättsliga skyldigheter och hantera frågor som uppstår efter att affärsrelationen har avslutats.

Ansökningshandlingar från arbetssökande och praktikanter gallras regelbundet och normalt minst en gång per år, om vi inte har fått samtycke till att spara uppgifterna under en längre period.

Om du meddelar att du inte längre vill ta emot nyhetsbrev eller annan marknadsföring upphör vi med utskicken så snart som möjligt. Vi kan dock behöva spara vissa begränsade uppgifter för att säkerställa att du inte kontaktas igen i marknadsföringssyfte.

I vissa fall kan uppgifter sparas under en längre tid om:

• vi enligt lag är skyldiga att spara dem,
• uppgifterna behövs för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

6. Vilka kan ta del av personuppgifterna?

Waste Less samarbetar med ett begränsat antal externa leverantörer som hjälper oss att bedriva, administrera, marknadsföra, analysera och utveckla verksamheten.

Det kan exempelvis vara leverantörer av:

• IT-system och molntjänster,
• bokförings- och ekonomitjänster,
• betalnings- och faktureringstjänster,
• krav- och inkassohantering,
• marknadsföringstjänster,
• analysverktyg,
• rekryteringstjänster,
• kommunikations- och kundhanteringssystem.

När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning agerar leverantören normalt som personuppgiftsbiträde. Leverantören får då endast behandla uppgifterna enligt våra instruktioner och för de ändamål som anges i avtalet med oss.

Vi kan även lämna ut personuppgifter till:

• inkassoföretag,
• revisorer,
• juridiska rådgivare och ombud,
• domstolar och skiljenämnder,
• myndigheter,
• andra mottagare när utlämnandet krävs enligt lag.

Sådant utlämnande kan ske för att uppfylla en rättslig skyldighet, utreda misstänkta oegentligheter eller fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk.

7. Överföring till länder utanför EU och EES

Vi strävar efter att lagra och behandla personuppgifter inom Europeiska unionen, EU, eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, EES.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU eller EES säkerställer vi att det finns en giltig rättslig grund och lämpliga skyddsåtgärder för överföringen.

Det kan exempelvis ske genom:

• ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå,
• EU-kommissionens standardavtalsklausuler,
• andra lagliga skyddsmekanismer enligt dataskyddslagstiftningen.

8. Tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder

Informationssäkerhet är ett prioriterat område för Waste Less och vi arbetar kontinuerligt med att skydda de personuppgifter som behandlas i verksamheten.

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda uppgifterna mot bland annat:

• förlust,
• stöld,
• obehörig åtkomst,
• obehörigt röjande,
• otillåten kopiering,
• obehörig användning,
• förändring eller förstöring.

Säkerhetsåtgärderna anpassas efter behandlingens karaktär, personuppgifternas känslighet, tillgänglig teknik, identifierade risker och kostnaden för genomförandet.

Åtkomst till personuppgifter begränsas genom fysiska och digitala behörighetskontroller. Endast de medarbetare och leverantörer som behöver uppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter får tillgång till dem.

9. Dina rättigheter

När Waste Less är personuppgiftsansvarig har du ett antal rättigheter enligt dataskyddslagstiftningen.

Mer information om dina rättigheter finns hos Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, på www.imy.se.

För att utöva någon av rättigheterna eller ställa frågor om vår behandling kan du kontakta oss:

• E-post: info@wasteless.nu
• Telefon: 08-25 86 96

Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi hanterar en begäran för att säkerställa att personuppgifter inte lämnas ut till fel person.

9.1 Rätt till information och tillgång

Du har rätt att få information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig.

Om vi behandlar dina personuppgifter kan du begära:

• en kopia av de personuppgifter vi behandlar,
• information om varför uppgifterna behandlas,
• vilka kategorier av uppgifter som behandlas,
• vilka mottagare uppgifterna har lämnats till,
• hur länge uppgifterna planeras att sparas.

Rätten till tillgång innebär inte alltid att du har rätt att få en kopia av varje dokument där personuppgifterna förekommer. I många fall kan informationen lämnas genom en sammanställning.

I vissa situationer kan rätten till tillgång begränsas enligt lag, exempelvis om ett utlämnande skulle påverka någon annans rättigheter och friheter.

9.2 Rätt till rättelse, komplettering och radering

Du har rätt att begära att felaktiga, missvisande eller inaktuella uppgifter om dig rättas. Du kan även begära att ofullständiga uppgifter kompletteras.

Under vissa förutsättningar har du rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Det kan exempelvis gälla om:

• uppgifterna inte längre behövs för det ursprungliga ändamålet,
• du återkallar ett samtycke och det saknas en annan rättslig grund,
• du invänder mot direktmarknadsföring,
• personuppgifterna har behandlats olagligt.

Rätten till radering gäller inte alltid. Vi kan exempelvis behöva behålla uppgifter för att:

• uppfylla en rättslig skyldighet,
• tillgodose yttrande- och informationsfriheten,
• fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

9.3 Rätt till begränsning och rätt att invända

Du har i vissa fall rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Det kan exempelvis vara aktuellt om du anser att uppgifterna är felaktiga och vi behöver tid för att kontrollera deras riktighet.

En begränsning av behandlingen kan påverka vår möjlighet att tillhandahålla vissa tjänster till dig.

När behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse har du rätt att invända mot behandlingen. Du behöver då beskriva vilken behandling du invänder mot och varför.

Om vi vill fortsätta behandlingen behöver vi kunna visa att det finns tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter, eller att behandlingen behövs för rättsliga anspråk.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. När du invänder upphör vi att behandla uppgifterna för det ändamålet.

9.4 Rätt till dataportabilitet

När vi behandlar personuppgifter med stöd av ditt samtycke eller för att fullgöra ett avtal med dig kan du under vissa förutsättningar ha rätt att få ut de uppgifter som du själv har lämnat till oss.

Uppgifterna ska då tillhandahållas i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

När det är tekniskt möjligt kan du även begära att uppgifterna överförs direkt till en annan personuppgiftsansvarig.

10. Klagomål

Om du anser att Waste Less behandlar dina personuppgifter i strid med gällande dataskyddsregler ber vi dig att i första hand kontakta oss, så att vi får möjlighet att undersöka och åtgärda problemet.

Du har även rätt att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som är tillsynsmyndighet i Sverige.

Mer information finns på www.imy.se.

Du kan även vända dig till motsvarande tillsynsmyndighet i det land där du bor eller arbetar.

11. Cookies

Vi använder cookies och liknande teknik för att webbplatsen ska fungera korrekt, förbättra användarupplevelsen, analysera hur webbplatsen används och, när du har lämnat samtycke, anpassa marknadsföring.

Vi kan använda följande kategorier av cookies:

Nödvändiga cookies

Dessa cookies krävs för att webbplatsen och dess grundläggande funktioner ska fungera korrekt.

Prestanda- och analyscookies

Dessa cookies hjälper oss att förstå hur webbplatsen används och gör det möjligt för oss att mäta och förbättra dess funktion och prestanda.

Funktionalitetscookies

Dessa cookies används för att komma ihåg dina inställningar och anpassa funktionerna på webbplatsen.

Marknadsföringscookies

Dessa cookies kan användas för att visa annonser och innehåll som är mer relevant för dig samt för att mäta effekten av våra marknadsföringsinsatser.

Du kan godkänna eller avböja icke nödvändiga cookies genom inställningarna i webbplatsens cookieverktyg. Du kan även blockera eller radera cookies genom inställningarna i din webbläsare.

Att blockera vissa cookies kan påverka webbplatsens funktionalitet.

12. Ändringar i integritetspolicyn

Vi kan komma att ändra eller uppdatera denna integritetspolicy, exempelvis om vår behandling av personuppgifter förändras eller om nya lagkrav införs.

Den senaste versionen publiceras alltid på wasteless.nu.

Om du är kund hos oss och en förändring är väsentlig kan vi informera dig via e-post eller på annat lämpligt sätt innan den nya versionen börjar gälla.